Tietosuoja - RTK-Henkilöstöpalvelu

RTK-Henkilöstöpalvelu

TIETOSUOJASELOSTEET

 
 

TIETOSUOJASELOSTEET

RTK-HENKILÖSTÖPALVELU OY:N TYÖNHAKIJAREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin rekisterinpitäjä on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy (y-tunnus 1842585-9).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:
Tuovi Maasio, toimitusjohtaja
RTK-Henkilöstöpalvelu Oy
Osoite: Kuninkaankatu 3 C 1, 26100 Rauma
Puhelin: 0400 782 495
Sähköposti: tuovi.maasio@rtkpalvelu.fi

 

2 REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy:n työnhakijarekisteri.

 

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän palvelukseen hakeneiden työnhakijoiden (rekisteröityjen) henkilö-, haku- ja rekrytointitietojen ylläpitämiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisten työntekijöiden valintaan liittyvien velvoitteiden sekä muiden työntekijöiden rekrytointeihin ja työsuhteen luomiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

Lisäksi rekisterinpitäjän palveluksessa olleiden entisten työntekijöiden henkilötietoja käsitellään siinä määrin kuin rekisterinpitäjä on lain nojalla velvoitettu sanottuja tietoja säilyttämään.
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c)) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista (GDPR 9 art. 2.b);

(b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);

(c) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella (GDPR 9 art. 2.a);

(d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöön panemiseksi (GDPR 6 art. 1.b).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity on hakemassa rekisterinpitäjän palvelukseen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

 

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot [lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä]:

(a) työnhakijan (rekisteröidyn) perustiedot, kuten nimi, [syntymäaika] ja yhteystiedot […];
(b) työnhakijan (rekisteröidyn) hakemiin työtehtäviin liittyvät tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä päivämäärä, josta lähtien työnhakija on käytettävissä;
(c) työnhakijan (rekisteröidyn) opiskelu- ja muut koulutustiedot;
(d) työnhakijan (rekisteröidyn) muuta pätevyyttä koskevat tiedot (mm. ajokortti ja lupakortit)
(e) työnhakijan (rekisteröidyn) työnhakuun liittyvät tiedot, kuten palkkatoive, työssäkäyntialue ja mahdolliset rajoitteet (esim. työssäkäyntialue, mahdollisuus vuorotyöhön ja mahdollisuus matkatyöhön);
(f) henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot;
(g) tieto siitä, saako tietoja säilyttää muita hakuja varten;
(h) mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa;
(i) muut hakuprosessin kannalta mahdollisesti tarpeelliset tiedot.
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot niistä henkilöistä, jotka ovat vapaaehtoisesti lisänneet rekisterinpitäjän rekrytoinnissa käyttämiin tietojärjestelmiin mainitut tiedot itsestään:
(j) työnhakijan (rekisteröidyn) erityisosaamista kuvaavat tiedot, ja jos työnhakijalla on työnhakua koskevassa prosessissa suosittelijoita, tällaisten henkilöiden (rekisteröityjä) nimet [ja yhteystiedot];
(k) työnhakijan (rekisteröidyn) osana hakumenettelyä antamat muut tiedot; tällaisia muita tietoja ovat muun muassa tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti voinut antaa rekisterinpitäjän hakulomakkeen liitteenä jättämässään asiakirjassa (esimerkiksi ansioluettelo, kuva, työhistoriaa kuvaavat tiedot, erilaiset todistukset ja työssä suoriutumista koskevat arvioinnit).
Lisäksi rekisteriin kerätään myös seuraavat lisätiedot rekrytointiprosessiin liittyen:
(l) työnhakijan (rekisteröidyn) hakeman työtehtävän tunnistetieto ja haettu tehtävä;
(m) työnhakijan (rekisteröidyn) rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (kuten muistiinpanot haastatteluista);
(n) lokitiedot rekrytointiprosessia koskevien tietojen muuttamisesta.

 

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Rekisterinpitäjän rekisteröidyltä keräämien kohdan 5 alakohdissa [(a)–(e)] kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on rekisteröidyn haku- ja valintamenettelyyn osallistumisen ja mahdollisen työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot rekisteröidyn tulee antaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän pyynnöstä viipymättä, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa sopimuksen syntymiseen ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa lakisääteiset velvoitteensa, mikä voi myös vaikuttaa rekisteröidyn haku- ja valintamenettelyyn ja mahdolliseen työsuhteeseen liittyvien oikeuksien toteutumiseen.

[Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa tai joiden kautta rekisterinpitäjä toteuttaa työntekijöiden haku- ja valintamenettelyn liittyviä velvollisuuksiaan tai muita rekrytointeihin liittyviä toimenpideitä.]

 

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Työnhakijan (rekisteröidyn) rekrytointiprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat tiedot säilytetään työnhakijan suostumuksen perusteella rekisterinpitäjän tietojärjestelmässä kahden (2) vuoden ajan.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti [sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti]. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman työnhakijan (rekisteröidyn) suostumusta. Työnhakijan (rekisteröidyn) suostumuksella työtehtävän kannalta tarpeellisia tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisterinpitäjän asiakasyritykselle, mikäli työnhakijan on ehdolla kyseisen asiakasyrityksen toimeksiantoon.
Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita eli henkilötietojen käsittelijöitä.

 

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Arkaluonteisia tietoja kuten työterveystietoja, sairauslomatodistuksia ja lääkärintodistuksia säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, suojatulla levyasemalla tai suojatussa palvelussa. Tällaisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja rekisterinpitäjän nimissä.

 

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjältä pääsyn häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröity voi vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn pyynnön ja vastaa siihen tietosuojalainsäädännön edellyttämässä määräajassa.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuutteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

RTK-HENKILÖSTÖPALVELU OY:N ASIAKKAIDEN JA POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN REKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin rekisterinpitäjä on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy (y-tunnus 1842585-9).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:
Tuovi Maasio, toimitusjohtaja
RTK-Henkilöstöpalvelu Oy
Osoite: Kuninkaankatu 3 C 1, 26100 Rauma
Puhelin: 0400 782 495
Sähköposti: tuovi.maasio@rtkpalvelu.fi

 

2 REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy:n asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden rekisteri.

 

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen sekä tuotteiden kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:
(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);
(d) rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten (GDPR 9 art. 2.a).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai potentiaalinen asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

 

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
(a) henkilön perustiedot ja yhteystiedot (mm. etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite);
(b) henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa;
(c) asiointikieli;
(d) tiedot rekisteröityyn kohdistetuista markkinointikampanjoista ja tarjotuista eduista;
(e) henkilön suoramarkkinointiluvat ja –kiellot.

Lisäksi rekisteri sisältää tiedot asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan ja rekisterinpitäjän välisestä yhteydenpidosta ja siihen liittyvästä materiaalista sekä palautteet, reklamaatiot ja muut hyvää asiakkuudenhallintaa edistävät tiedot.

 

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä henkilöltä itseltään, yritysasiakkaan yhteyshenkilöltä tai yritysasiakkaan internetsivuilta. Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan. Tiedot tarkistetaan tarvittaessa Suomen Asiakastieto Oy:stä tai yritystietopalveluista, kuten kaupparekisteristä.
Henkilötietoja kerätään lisäksi potentiaalisten asiakkaiden osalta tietoja myyvistä palveluista.

 

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kaksi (2) vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan rekisteristä yhden (1) vuoden kuluttua siitä, kun tiedot on syötetty rekisteriin (kirjauspäivä), ellei potentiaalinen asiakas muutu ennen tätä asiakkaaksi.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti [sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti]. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei voimassa olevasta lainsäädännöstä tai toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä muuta johdu.

Rekisterinpitäjä voi kuitenkin luovuttaa rekisterin tietoja rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden suoramarkkinointirekistereihin.

Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita eli henkilötietojen käsittelijöitä.

 

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen kannalta tarpeen. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Arkaluonteisia tietoja kuten työterveystietoja, sairauslomatodistuksia ja lääkärintodistuksia säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, suojatulla levyasemalla tai suojatussa palvelussa. Tällaisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja rekisterinpitäjän nimissä.

 

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjältä pääsyn häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröity voi vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn pyynnön ja vastaa siihen tietosuojalainsäädännön edellyttämässä määräajassa.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuutteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

RTK-HENKILÖSTÖPALVELU OY:N HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOSUOJASELOSTE

1 REKISTERINPITÄJÄ

Rekisterin rekisterinpitäjä on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy (y-tunnus 1842585-9).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on:
Tuovi Maasio, toimitusjohtaja
RTK-Henkilöstöpalvelu Oy
Osoite: Kuninkaankatu 3 C 1, 26100 Rauma
Puhelin: 0400 782 495
Sähköposti: tuovi.maasio@rtkpalvelu.fi

 

2 REKISTERIN NIMI

Rekisterin nimi on RTK-Henkilöstöpalvelu Oy:n henkilöstöhallinnon rekisteri.

 

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän työntekijöiden (rekisteröityjen) työsuhteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin, työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin sekä työtehtävien erityisluonteeseen. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpitämiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisten työnantajavelvoitteiden sekä muiden työsuhteeseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä tavanomaisten henkilöstöhallinnon toimenpiteiden kuten rekisteröidyn ammattitaidon kehittämisen ja seurannan sekä työsuhteeseen liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.

Lisäksi rekisterinpitäjän palveluksessa olleiden entisten työntekijöiden henkilötietoja käsitellään siinä määrin kuin rekisterinpitäjä on lain nojalla velvoitettu sanottuja tietoja säilyttämään.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

 

4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
(a) käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöön panemiseksi (GDPR 6 art. 1.b);
(b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista (GDPR 9 art. 2.b);
(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun rekisteröity on rekisterinpitäjän palveluksessa, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

 

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot rekisterinpitäjän palveluksessa olevista työntekijöistä ja rekisterinpitäjän entisistä työntekijöistä siltä osin kuin rekisterinpitäjällä on työnantajana lakisääteinen velvollisuus säilyttää kyseisiä rekisteröidyn henkilötietoja:

(a) työntekijän (rekisteröidyn) perustiedot kuten nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ja yhteystiedot sekä henkilönumero;
(b) työntekijän (rekisteröidyn) asemaan ja työtehtäviin liittyvät tiedot (mukaan lukien tehtävänimike sekä lähiesimies);
(c) työntekijän (rekisteröidyn) työsuhdetta koskevat tiedot kuten työsuhteen aloituspäivämäärä, työsuhteen muoto ja laatu (kokoaikainen/osa-aikainen, vakituinen/määräaikainen), vaativuustaso ja riskiryhmä, sovellettava työehtosopimus, käytössä oleva viikkotyöaika ja päättyneen työsuhteen osalta päättymispäivämäärä sekä päättymisen peruste;
(d) työntekijän (rekisteröidyn) palkanmaksuun liittyvät tiedot kuten verotustiedot, tilinumero, palkan määrä, palkkajakso ja määräytymisperusteet sekä suoritettuihin ja tuleviin maksuihin liittyvät tiedot sekä mahdolliset ulosottotiedot;
(e) työntekijän (rekisteröidyn) peruspalkan lisänä maksettavat edut kuten lounassetelit, mahdollista käytössä olevaa työterveyshuoltoa koskevat tiedot sekä palkkiot, lisät ja kertakorvaukset;
(f) tieto työntekijän kuulumisesta ammattiliittoon;
(g) työntekijän (rekisteröidyn) poissaoloja koskevat tiedot ja poissaolon peruste (esimerkiksi vanhempainvapaa tai opintovapaa);
(h) työntekijän (rekisteröidyn) opiskelu- ja koulutustiedot sekä ansioluettelo, kielitaito ja suoritetut kortit ja muut koulutukset;
(i) työntekijän (rekisteröidyn) työkokemus ja tiedot aiemmista työnantajista ja työhistoriasta rekisterinpitäjän palveluksessa sekä kokemuslisät;
(j) työntekijän (rekisteröidyn) työterveystiedot kuten tiedot työskentelyä rajoittavista terveydellisistä seikoista, sairauslomatodistukset, lääkärintodistukset;
(k) työntekijän (rekisteröidyn) henkilökohtaiseen työssä kehittymiseen liittyvät tiedot kuten tiedot työntekijän tavoitteista, kehityskeskusteluista ja palautteesta;
(l) työntekijän (rekisteröidyn) käytössä olevat työvälineet (matkapuhelin jne.);
(m) työntekijän (rekisteröidyn) työajanseurantaan liittyvät lokitiedot (mukaan lukien loma- ja muut poissaolotiedot);
(n) [työntekijän (rekisteröidyn) henkilökohtaisia ominaisuuksia ja työssä suoriutumisen arviointia koskevat tiedot];

 

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Rekisterinpitäjän rekisteröidyltä keräämien yllä mainittujen tietojen antaminen rekisterinpitäjälle on rekisteröidyn työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot rekisteröidyn tulee antaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän pyynnöstä viipymättä, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa sopimuksen syntymiseen ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa lakisääteiset velvoitteensa, mikä voi myös vaikuttaa rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvien oikeuksien toteutumiseen.

Lisäksi rekisterin tietoja kerätään ja päivitetään viranomaisten tietojärjestelmistä saatavien tietojen perusteella. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Lisäksi alla lueteltuja tietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen mukaisesti:
(a) työntekijän (rekisteröidyn) työtodistuksen antamista varten tarvittavat henkilötiedot säilytetään TSL 6 luvun 7 §:n mukaisesti 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä; vastaavasti työntekijän työssä suoriutumisen arviointiin liittyviä tietoja säilytetään viiden (5) vuoden ajan, jonka aikana työnantajalla on lakiin perustuva velvollisuus antaa pyydettäessä työntekijälle todistus työntekijän työtaidoista ja käytöksestä;
(b) työntekijän (rekisteröidyn) palkanmaksuun liittyvien tositteiden ja muiden KPL 2 luvun 10 §:n 2 momentin tarkoittamien kirjanpitoaineiston tiedot säilytetään KPL 2 luvun 10 §:n mukaisesti vähintään kuuden (6) vuoden ajan ja enintään 10 vuoden ajan sen vuoden lopusta, jonka aika tilikausi on päättynyt, jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterin tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa kolmansille osapuolille rekisteröidyn työsuhteen toteuttamiseen liittyvistä syistä.
Työntekijän (rekisteröidyn) henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjältä edellä mainituissa tarkoituksissa lakiperusteisesti seuraaville tahoille:

– Kansaneläkelaitokselle (Kela);
– vakuutusyhtiöille;
– veroviranomaiselle;
– pankille;
– ulosottoviranomaiselle;
– ammattiliitoille; ja
– työterveyshuollolle

Rekisterinpitäjä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita eli henkilötietojen käsittelijöitä.

 

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Arkaluonteisia tietoja kuten työterveystietoja, sairauslomatodistuksia ja lääkärintodistuksia säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, suojatulla levyasemalla tai suojatussa palvelussa. Tällaisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja rekisterinpitäjän nimissä.

 

11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjältä pääsyn häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sekä käsittelyn rajoittamista. Lisäksi rekisteröity voi vastustaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn pyynnön ja vastaa siihen tietosuojalainsäädännön edellyttämässä määräajassa.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuutteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyn pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.