20.03.2020
Vuoden 2020 alkutahdeissa voisi sanoa, että etätyö on tällä hetkellä monen huulilla. Onneksemme monet nykyaikaiset, koko organisaation käyttöön sopivat viestintäsovellukset tarjoavat meille mahdollisuuden reaaliaikaiseen viestintään yrityksen sisällä myös etäpisteeltä käsin. Yksi näistä viestintäsovelluksista on Microsoftin tarjoama Teams-sovellus, jonka moni yritys on ottanut käyttöönsä viimeistään kotitoimistoille siirryttäessä.
Tartu viiteen vinkkiimme Teamsin hyödyntämiseen tehokkaana viestintävälineenä, ja poimi ideat onnistuneen tiedonkulun toteuttamiseksi.
Etätyöskentelyn viestinnässä on olennaista informaation oikea-aikaisuus ja viestin kohdistaminen oikeille henkilöille. Hyvä esimerkki tästä on WhatsApp-ryhmä, johon on liitetty suuri määrä ihmisiä, ja kaikki viestittelevät päällekkäin eri asioista jo puuroutuneeseen keskusteluryhmään. Keskustelua on pitkässä juoksussa lähes mahdoton seurata relevantin, itseä koskettavan tiedon löytämiseksi.
Teams-sovelluksessa on mahdollista lähettää yksityisviestejä, mutta sovelluksen tarjoamat tiimit mahdollistavat organisaatioiden eri yksiköiden kommunikoinnin omassa tilassaan. Esimerkiksi yrityksen myyjien on helppo käydä keskustelua oman porukan kesken, omassa tiimissään. Tiimit on mahdollista pitää myös yksityisinä niin, että tiimin ulkopuoliset organisaation henkilöt eivät pääse näkemään keskustelua.
Tiimeillä varmistat, että keskustelua on helppo käydä matalalla kynnyksellä niin, että koko organisaatiolle ei tule viestitulvaa heitä koskemattomista asioista. Tiimeihin kannattaa rakentaa myös oma paikkansa vapaalle keskustelulle, jonne voi laittaa esimerkiksi etäpisteen äärellä mieleen pulpahtanutta kevyempää sisältöä.
Lisäksi tiimien alle on mahdollista koostaa erilaisia tiedostoja, ja esimerkiksi OneNote-muistiinpanosovellus yhteisten palaverien muistioiden säilytyspaikaksi.
Teams-keskustelujen keskellä työkaverille laitettu viesti saattaa hukkua tai jäädä huomiotta. Kun kaipaat työkaverisi kommenttia keskusteluun, kirjoita @-merkki sekä hänen nimensä. Tägäys toimii eräänlaisena virtuaalisena hihasta nykäisynä, sillä hän saa Teamsiin ilmoituksen, että hänet on mainittu osana keskustelua.
Varsinkin isoimmissa organisaatioissa Teamsissa saattaa käydä melkoinen kuhina, joten säädä ilmoitusasetukset itsellesi sopiviksi. Ilmoitusasetukset ovat tiimikohtaiset, ja ne löytyvät tiimin oikeassa yläreunassa sijaitsevan asetusvalikon takaa.
Teams toimii erinomaisesti myös mobiilissa, joten lataa puhelimeesi maksuton Teams-sovellus. Jos joudut esimerkiksi hetkellisesti poistumaan tietokoneen äärestä, kulkee tieto mukanasi mobiilisovelluksen muodossa.
Pitkään toteutuneessa etätyöskentelyssä saattaa jäädä kaipaamaan työyhteisön tuomaa yhteisöllisyyttä, eli esimerkiksi työporukan kesken vietettyjä yhteisiä kahvihetkiä ja juttutuokioita. Miksi ette ottaisi samaa käytäntöä käyttöön etänä? Lähetä työkavereille kalenterikutsu siihen ajankohtaan, jossa normaalisti toimistoympäristössä napsautitte kahvinkeittimen päälle. Hypätkää yhdessä Teams-kokoukseen virtuaaliselle kahvitauolle, jossa kuulumiset voi vaihtaa lankoja pitkin.